Documentos organizados pelo que carregam.

Os clientes da contabilidade mandavam notas fiscais, extratos e recibos de dois jeitos: pelo WhatsApp ou em pastas compartilhadas no Google Drive e no OneDrive.

Para cada arquivo, um funcionário abria o documento, lia os dados e digitava tudo no sistema próprio da contabilidade. Eram algumas centenas por mês. O trabalho tomava muito tempo e, às vezes, gerava erros e atrasos.

A contabilidade procurou a KUBO para conversar sobre automação, sem saber ainda o que dava para automatizar. Numa conversa informal, a equipe mostrou como trabalhava, e a KUBO apontou a entrada de documentos como um trabalho manual que podia ser automatizado.

Havia uma condição: os clientes da contabilidade continuariam enviando os documentos como sempre. Por isso, portal novo ou canal único estavam fora de questão. A solução precisava funcionar a partir das pastas que já eram usadas.

1. 01Um observador acompanha as pastas compartilhadas no Google Drive e no OneDrive.
2. 02Quando um documento chega, o sistema lê o conteúdo, verifica os dados, renomeia o arquivo com essas informações e o move para a pasta certa.
3. 03Ao final, gera um relatório com os documentos e os dados de cada um.
4. 04A equipe da contabilidade revisa o relatório e confirma.
5. 05Com a confirmação, os dados entram no sistema da contabilidade por importação direta, sem digitação.

A decisão final continua com a equipe: nada entra no sistema sem revisão.

Os documentos que chegam pelo WhatsApp seguem com uma etapa manual: alguém abre, renomeia e coloca o arquivo na pasta de destino.

Menos tempo

A equipe deixou de ler e digitar cada documento e passou a revisar um relatório.

Menos erros

Os dados entram no sistema por importação, sem digitação manual.

Menos atrasos

Os documentos das pastas são organizados assim que chegam.

Arquivos no lugar

Cada documento fica renomeado e na pasta certa, fácil de encontrar.

A solução segue em operação na contabilidade.