Da conferência no papel a uma operação consultável.

No fim de cada dia, as vendedoras de cada loja anotavam no papel o que tinham vendido e enviavam tudo ao escritório. Lá, um funcionário dedicado só a isso abria os papéis de todas as lojas e conferia as vendas no sistema, no banco, na adquirente de cartões, no crediário e nos convênios, além do caixa de cada loja, dos produtos vendidos e das notas fiscais de compra.

Eram muitos pequenos processos e padrões de conferência, e vários acabavam ficando de lado. Havia muitos erros, e o relatório para os sócios e responsáveis atrasava com frequência, o que gerava problemas nos números.

A ótica procurou a KUBO com a ideia de usar inteligência artificial para facilitar os processos. Numa conversa, a KUBO entendeu como a conferência era feita e mostrou outras opções. A ótica não tinha pensado em alternativas: acreditava que o papel era a única forma de fazer.

Ao mapear o processo, a KUBO encontrou várias conferências que não estavam sendo feitas, por inexperiência ou por excesso de tarefas em uma só pessoa. A decisão foi levar a conferência para o digital, com regras e parâmetros definidos para cada verificação. Tudo o que fugisse desses parâmetros passaria a ser comunicado ao superior.

1. 01As vendedoras lançam cada venda uma única vez no sistema. A anotação no papel deixou de existir.
2. 02Todo dia, o sistema confere sozinho as vendas com o banco, a adquirente, o crediário, os convênios e o caixa de cada loja, seguindo as regras definidas para cada verificação.
3. 03Um relatório diário chega por WhatsApp ou Telegram, com o que foi feito, o que está certo, o que está errado e quem está errando mais.
4. 04Quando algo foge dos parâmetros, o superior recebe um aviso por mensagem.
5. 05Sócios e superiores fazem perguntas em linguagem natural a um agente de IA, pelo WhatsApp ou pelo Telegram. O agente consulta vendas, ordens de serviço, contas a pagar e contas a receber no sistema e responde.

As respostas do agente vêm dos dados que já estão no sistema da ótica. As regras da conferência continuam definidas pela empresa.

Conferência completa

Todas as verificações passaram a ser feitas, inclusive as que ficavam de lado.

Relatório no prazo

Sócios e responsáveis recebem o relatório todo dia, sem atraso.

Menos erros

Os desvios aparecem no mesmo dia, e dá para ver quem está errando mais.

Fim do papel

As vendedoras lançam cada venda uma vez só, sem trabalho duplicado.

O agente também ajudou a identificar uma perda que passava despercebida havia alguns meses, num processo que a conferência antiga não verificava. A solução segue em operação na ótica.